Bonjour,

Une réponse tardive, mais dans l'esprit que de l'information tardive vaut mieux que pas
d'info du tout, j'ai cru que ma réponse sur les TO DO pourrait intéresser certaines
personnes.

1. Tout d'abord je dois dire que je base entièrement la gestion de mon travail sur les
TODO. J'utilise Microsoft Outlook, pas par choix mais parce que le gouvernement du Canada
me l'impose. Ceci dit, je trouve que Outlook répond tout à fait à ce que je veux faire
et j'en suis fort satisfait. De plus le serveur du travail est "backupé" aux 48 hrs donc
si mon ordi explose, je ne perds rien... je fais aussi la synchro entre mon ordi au
travail et mon iPaq, donc je trimballe toute mon info dans tous mes meetings.

2. Dans mes "Tasks" dans Outlook, j'inscris toutes les tâches que je doit faire. L'idée
c'est alors de choisir des champs appropriés pour faire la gestion de ses tâches. Mes
champs sont les suivants:
a. % de la tâche accomplie (décidé arbitrairement pas moi et mis à jour
quotidiennement)
b. ! (c'est le niveau d'urgence)
c. Objet (le nom de la tâche)
d. Échéance (date)
e. Catégorie

3. Le champ "catégorie" est fort intéressant. Il permet d'inscrire la catégorie de la
tâche. Par exemple voici certaines de mes catégories: opérations, entraînement,
projets, à suivre, etc...
Si je délègue des tâches, je marque le nom (ou la position) de la personne à qui je
l'ai délégué comme catégorie, donc je suis en mesure de faire un suivi sur les tâches
de mes subordonnés et de ne rien oublier (surtout pas leurs échéances!! Outlook va
rassembler automatiquement toutes les tâches sous leurs diverses catégories ce qui
permet de bien visualiser mon travail.

4. Aussi, avec outlook, on peut envoyer une "tâche" à quelqu'un, un peu comme on
enverrait un email. Dans le format pré-établi de la tâche, on peut ainsi fixer les
échéances, l'urgence, le % achevé, etc... Il y a même un espace pour inscrire des
commentaires. Ce qui est intéressant, c'est que à chaque fois que votre subordonné
fait une mise à jour sur sa tâche, Outlook vous envoie immédiatement cette mise à
jour. C'est excellent pour gérer les projets de vos subordonnés. Plus besoins de les
harceler avec milles questions sur la tâche.

5. J'aime bien ces "tâches", car dans l'espace commentaires, on peut y ajouter tous les
documents pertinents, relatifs à la tâche. Par exemple si on a des fichiers word,
powerpoint, etc, on peut les "copier-coller" dans la tâche. Donc quand on veut
travailler sur une tâche, on a immédiatement tous les documents qui y sont reliées dans
1 seule fenêtre. On peut aussi y "coller" des courriels que l'on juge important.

6. En gros c'est ca. Prendre ce genre d'habitude va surement ralentir votre productivité
au départ, mais je confirme qu'à moyen terme et long terme, ca en vaut la peine. Faire
une bonne gestion de l'information vous donne une longueur d'avance sur tout le monde.

Yannick Lemieux

Je me souviens.